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2017年1月23日月曜日

【英語メール】書式/スタイル


英文Eメールの書式



レイアウトサンプル

件名:○○○○○



冒頭礼辞

本文○○○○○○○○○○○○○○○○○○
○○. ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○. ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○. ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○

○○○○○○.

結辞

名前


英文Eメールの構成要素:

件名
例:Your computer
※英文Eメールでは件名に入れる事で 「~について」の意味があるため about などは付ける必要はないとされています。

冒頭礼辞

例:
Dear Sir/Madam:
Dr. Abe,
Mr. Tanaka:
Ms. Smith,
Lisa,
※ビジネスレターの形式にならい Dear を付ける事もありますが、英文Eメールでは何も付けないこともあるようです。また、名前の後にはコロン :  かカンマ , を付けます。
※相手の名前がが分からない時 Dear Sir, などとしますが、現在は男女の両方を示す意味で Madam も加えるのが一般的です。
※女性の敬称 Ms. は既婚未婚に関わらずよく使われています。中にはMrs. や Miss を付けられるのを嫌う女性もいるので、ビジネスではMsを使っておくほうが良いです。
※博士号を持っている人に対しては男女を問わず Dr. を付けるのが普通です。
※コロン : と セミコロン ;  は別の物です。冒頭例示につけるのはコロン : またはカンマ ,  なので注意してください。
※敬称.は苗字に付け使います。ファーストネームを使う時は何もつけません。ビジネスでもファーストネームだけで呼び合うこともあります。親しい雰囲気のほうが仕事の話しもうまく行くのかもしれません。

結辞/結びの言葉:

例:
Regards, (カジュアル)
Sincerely, (少しフォーマル)
Respectfully, (フォーマル)
※カンマ , を付ける点に注意してください。
Regards, はカジュアルとされていますが、ビジネス上での英文Eメールで最も多く使われている結辞です。あまりかたい結辞は英文Eメールでは使わないようにと指摘している本もあります。また、省略されている事もあります。



アルスネット
英文メール-定型文
英語での日付の書き方

【英語例文】挨拶

挨拶

知らない人に初めてメールをする際は、自己紹介や経緯の説明などからメールを始めると良いですが、知り合いにメールをするのに自己紹介は不自然です。何か冒頭に挨拶を入れたいいう場合、以下のような表現を使うことができます。

How are you?
→「お元気ですか?」

How is the ABC project going?
→「ABCプロジェクトはどうですか?」

How is ○○ going?
→「○○はどうですか?」

I hope the ABC project is going well.
→「ABCプロジェクトが、うまくいっていると良いのですが。」
※I hope (that) ~ を日本語にすると、うまくいっていないと心配しているようにも聞こえますが、英語ではニュートラルな響きの表現です。

I hope ○○ is going well.
→「○○が、うまくいっていると良いのですが。」

How are you doing in the new office?
→「あたらしい事務所はどうですか?」

I hope you are doing well in the new environment.
→「新しい環境でうまくやっていると良いのですが。」

I hope you enjoyed the winter holidays.
→「冬の休暇を楽しまれているといいのですが。」
※日本語にするとネガティブな感じに聞こえますが、そのようなニュアンスはなくニュートラルな響きの表現です。

I hope this email will find you well.
→「お元気だといいのですが。/お元気でお過ごしのことと思います。」
※冒頭の文としてよく使われる決まり文句です。find をSVOC形で使っています。

I haven't seen you for a long time.
「お久しぶりです。/長い間、お会いしていませんね。」
※日本語の「ご無沙汰しております。」のようなフォーマルな印象はないです。

Long time no see.
「お久しぶりです。」
※親しい友人に使う表現です。会話表現としては一般的ですが、もとはブロークンな表現ですので、状況に注意してください。

I am sorry for my delayed reply.
「お返事が遅くなりすみません。」


アルスネット
英文メール-定型文

【英語メール】メールの目的を説明

メールの目的を説明:

状況によってはメールの冒頭から要件に入ってしまうこともできます。どのように書き始めればよいかわからないとき、このように始めると書きやすくなります。書き終えてから読み直してみて、何か導入があるほうがよいと思えば加えることもできますので、あまり迷わずに書き進めてみるのも良い案です。

The reason why I am writing this email to you is I'd like to ask some questions about ~.
→「私がこのEメールを書いた理由は~についていくつか質問をしたいからです。」

The reason why I am writing this email to you is I'd like to ~.
→「私がこのEメールを書いた理由は~をしたいからです。」※

I am writing this email because I'd like to ~.
→「私は~がしたいのでこのEメールを書いています。」

I am emailing you because I'd like to ~.
→「私は~がしたいのでEメールします。」
☆うまく書き出せない場合はとにかく※のように書き出してみてください。このように書き初め、下書きが書けたら、より良い書き出し文を考えてみると良いです。

アルスネット
英文メール-定型文


【英語メール】添付ファイル

添付ファイル:

添付ファイルを送るとき、使える表現です。

Attached is a report on the new product.
→「新商品のレポートを添付しました。」

Attached please find specifications for the PMI project.
→「PMIプロジェクトの仕様書を添付しました。」

Please find attached the revised estimate for repairing the control unit.
→「更新したコントロールユニットの見積もりを添付いたしました。」

I have attached a new catalog of our latest products.
→「弊社の最新の製品のカタログを添付しました。」

Attached to this email, please find the revised contract.
「更新した契約書を添付いたしましたので、ご覧ください。」

Attached is ~.
I have attached ~.
→「~を添付しました。」
☆いろいろな表現がありますが、どれを使っても問題ありません。

※似た表現に Enclosed is ~. 「~を同封しました」があります。
I have enclosed ~.
→「~を同封しました。」


アルスネット
英文メール-定型文

【英語例文】感謝の表現

感謝の表現:


メール、レター、英会話などに使える表現です。

Thank you very much for your email.
→「Eメールありがとうございました。」

Thank you very much for your help.
→「助けてくださりありがとうございました。」

Thank you very much for sending me the presentation file.
→「プレゼンのファイルを送って頂きありがとうございました。」

Thank you very much for sending me the book.
→「本を送ってくださりありがとうございました。」

Thank you very much for helping me on the project.
→「例のプロジェクトで私を助けてくださりありがとうございました。」

Thank you very much for ~
→「~ありがとうございました。」

Thank you for sending me the presentation file.
→「プレゼンテーションのファイルを送っていただきありがとうございます。」
※Thank you for sending me ... とすることで、送信してくれたことに対する感謝と、受信確認の両方を伝えることができます。

I really appreciate your looking over my report.
→「あなたが私のレポートをチェックしてくれたことに本当に感謝します。」

We really appreciate your help.
→「あなたの援助に本当に感謝します。」

感謝の文を冒頭の文としても使う。

感謝のメッセージはポジティブな響きで印象も良いですので、冒頭の文としても便利です。お客様に出すさまざまメールや問い合わせに対する返信も Thank you ... から始めることができます。
Thank you very much for your inquiry.
→「お問い合わせ頂きありがとうございます。」

Thank you very much for your interest in our product.
→「弊社の商品にご興味をお持ちいただきありがとうございます。」

Thank you very much for your patronage.
→「ご愛顧いただきありがとうございます。」

アルスネット
英文メール-定型文

【英語例文】質問する

質問する


「質問があります。/知りたいです。」


I have questions about the software.
→「私はそのソフトについて質問があります。」

Please let me ask some questions about the specifications of the product.
「製品の仕様についていくつか質問させてください。」

Please let me ask some questions about ~.
「~についていくつか質問させてください。」
I'd appreciate it if you could answer the following questions. (とても丁寧)
「以下の質問にお答えいただけるとありがたいです。」

I'd like to know more about the software.
→「私はそのソフトについてもっと知りたいです。」

I am looking forward to finding out more about your research. (前向きな表現)
「あなたの研究について、もっと知ることを楽しみにしています。」
→「あなたの研究について、もっとお聞かせいただくことを楽しみにしています。」


アルスネット
英文メール-定型文

2017年1月22日日曜日

【英語例文】受け取り確認

受け取り確認の表現

「受け取っていません」、「受け取りました」、「受け取りましたか?」など商品の受け取りに関する表現。

「まだ受け取っていません。」

I still haven't received your product.
→「私は御社の製品をまだ受け取っていません。」

I still haven't received the file.
→「私はそのファイルをまだ受け取っていません。」

I still haven't received your report.
→「私はあなたのレポートをまだ受け取っていません。」

I still haven't received information on your product.
→「私は御社の製品についての情報をまだ受け取っていません。」

I still haven't received ~.
→「私は~をまだ受け取っていません。」

I still haven't received information on ~.
→「私は~についての情報をまだ受け取っていません。」

I have yet to receive your application.
→「私はあなたから応募書類を受け取っていません。」
We have yet to receive your payment.
→「弊社はあなたからの支払いを受け取っていません。」


「受け取りました。」

I received the file.
→「例のファイルは受け取りました。」

I received the package yesterday.
→「昨日、荷物を受け取りました。」

I have already received the file.
→「既に例のファイルは受け取りました。」
※現在完了形には "yesterday" など過去のある時点を示す単語はつけません。いつ受け取ったかを述べる場合は過去形にします。

I received the file but I could not open it. Please send it again.
→「ファイルは受け取りましたが、開くことができませんでした。もう一度送ってください。」

Thank you for sending me the contract.
「契約書を送っていただきありがとうございます。」
※感謝と受け取りの確認をこの一文ですることができます。

Thank you for sending me the invoice; however, I still have not received the products.
「請求書を送っていただきありがとうございます。でも、まだ商品を受け取っていません。」
※Thank you for sending me ... と始めた場合は、I received ... は不要です。

「~は受け取りましたか?」

Have you received my email about the product?
→「例の製品についての私のEメールを受け取りましたか?」

Have you received my email about ~?
→「~についての私のEメールを受け取りましたか?」

Have you received my report about ~?
→「~についての私のレポートを受け取りましたか?」

Have you received the file?
→「例のファイルを受け取りましたか?」

Have you received ~?
→「~を受け取りましたか?」


アルスネット
英文メール-定型文